Questions/Réponses | Téléchargements | Demande de support
| Installation / Maintenance |
|  |  Quelle est la configuration minimum ? | | | - GéoCD fonctionne sous Windows 95, 98, Millenium, XP, Vista, NT 4, 2000, 2003, 2008.
- Il requiert environ 30 Mo d'espace disque libre et un minimum de 32 Mo de RAM.
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Quelles précautions dois-je prendre avant de lancer le programme d'installation ? | | | Désactivez
votre antivirus et fermez toutes les applications actives avant de
lancer l'installation. Si il s'agit de l'installation d'une mise à
jour, ne pas oublier de sauvegarder vos données. |
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Où dois-je saisir mes numéros de série ? | | | Lors
du premier lancement de GéoCD, vous devez spécifier votre numéro de
série. GéoCD et ses modules ont chacun leur numéro de série. |
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J'observe un fonctionnement anormal du logiciel (messages d’erreurs inhabituels) | | | Vous
devez réparer la base de données. Dans le menu Utilitaires sélectionnez
"Maintenance des Données" Cliquez sur le bouton "Compacter et Réparer GéoCD". |
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Quels sont les fichiers sauvegardés par la procédure de sauvegarde de GéoCD ? | | | Les
fichiers sont GEOcd_be.mdb pour GéoCD, Fact_be.mdb pour le module
Gestion Commerciale et Urba_be.mdb por le module Gestion Documentaire. |
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Je voudrais charger un jeu de données vierge : comment faire ? | | Un
jeu de données exemple est installé par défaut pour vous permettre de
tester rapidement les fonctionnalités de GéoCD.
Cependant, vous pouvez à tout moment le remplacer par un jeu de données
vierges.
Pour cela, il suffit de renommer le fichier C:\GEOcd\GEOcd_be.mdb en
C:\GEOcd\GEOcd_be-Démo.mdb ; puis le fichier
C:\GEOcd\GEOcd_be-Vierge.mdb en C:\GEOcd\GEOcd_be.mdb.
Idem pour le fichier Fact_be.mdb et Urba_be.mdb |
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Comment mettre en réseau GéoCD ? | | | Créez
sur le serveur un répertoire partagé dans lequel vous allez copier les fichiers de données de GéoCD.
Sur les postes Clients, sélectionnez le menu "Fichiers", puis
"Connexion Réseau". Indiquez alors le chemin du fichier GEOcd_be.mdb
sur le serveur. |
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Comment passer de la version Standard à la version Expert de GéoCD ? | | | Il suffit de nous commander la différence entre le prix d'achat de votre version Standard et celui de la version Expert.
Nous vous communiquons alors un nouveau numéro de série qui débloque les fonctions Expert. |
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| | Quels sont les différents niveaux de sécurité de GéoCD ? | | Il existe deux notions permettant de gérer au mieux la sécurité du logiciel
| - Mot de passe de connexion : lors de l'accès au logiciel, il vous est demandé de saisir votre ID de connexion et votre mot de passe.
Vous pouvez utiliser jusqu'à six comptes déjà paramétrés : l'utilisateur "Expert" a accès à tous les modules du logiciel ; l'utilisateur "Standard" a accès à tous les modules du logiciel hors version Expert ; l'utilisateur "Saisie" a accès aux modules de saisie uniquement (pas aux fonctions financières du logiciel) ; l'utilisateur "Orange"
a des autorisations identiques à l’utilisateur Saisie avec masquage de
la colonne [Prix de Facturation] dans les Fiches Horaires et les
Dossiers ;
l'utilisateur "Consultation"
peut visualiser toutes les analyses de la version Standard de GéoCD,
mais il ne peut faire aucune saisie ou modification; l'utilisateur
"Rouge" a accès aux Fiches Horaires Brouillon uniquement. - La Sécurité Utilisateur :
Lorsque l'utilisateur Expert active la Sécurité, chaque utilisateur
"Saisie", "Orange", "Rouge" et "Consultation" a la possibilité de définir un mot
de passe afin de limiter les accès à certains formulaires : chaque
utilisateur pourra alors intervenir uniquement sur les données le
concernant.
Une fois la sécurité activée, chaque utilisateur
"Saisie", "Orange", "Rouge" et "Consultation"devra saisir son mot de passe sur
sa fiche employé dans la rubrique " Mot de passe " et confirmer ce
dernier. Ce mot de passe pourra être modifié à tout moment.
Il
sera alors demandé à l'utilisateur "Saisie", "Orange", "Rouge" et "Consultation"
son Nom et son Mot de Passe, lors de chaque entrée dans les formulaires
Employés, Fiches Horaires et Dossiers.
- Dans le formulaire Employés, l'utilisateur ne verra apparaître que sa fiche.
- Dans le formulaire Fiches Horaires, l'utilisateur ne verra apparaître que ses propres fiches horaires.
-
Dans le formulaire Dossiers, l'utilisateur aura accès à tous les
dossiers mais dans l'onglet Temps/Dépenses il ne verra que ses propres
interventions.
L'utilisateur " Expert " continue à avoir accès à l'intégralité des
enregistrements, il ne lui est jamais demandé son Nom et Mot de Passe.
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Quelle est la différence entre le Prix de Facturation et le Coût de Revient ? | | | - Le
Prix de Facturation est le prix de vente horaire habituel de
l'employé. Lors de la saisie des Temps Passés, ce prix peut cependant
varier selon les Dossiers ou selon les Tâches.
- Le
"Coût de Revient" correspond au prix d'achat horaire de l'employé.
C'est une valeur essentielle qui permet par la suite les calculs de
marge et de rentabilité.
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Comment faire lorsqu'un employé quitte la société ? | | | La
case " Actif " sera décochée lorsque l'employé ne travaillera plus dans
l'entreprise (départ en retraite, fin de CDD...). Dès lors, vous ne
pourrez plus saisir de temps et de dépenses sur cet employé. De plus,
les données de cet employé n'interviendront plus dans le calcul du Prix
Horaire des Employés actifs de la société.
Les lignes de temps saisies antérieurement pour cet Employé ne seront
pas pour autant supprimées et seront toujours utilisées pour l'analyse. |
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Est-ce que la modification du paramètre "Prix de Facturation" ou "Coût de Revient" a un effet rétroactif ? | | Non,
ces modifications n'auront d'effet que pour les prochaines saisies.
Vous pouvez cependant modifier des saisies antérieures en cliquant sur
le bouton "Mise à Jour".
Dans le menu traitement,
vous avez également la possibilité de mettre à jour le
paramètre « Prix Facturé » des lignes de temps d’un Employé
(ou de tous, si aucun Employé n’est précisé) et/ou pour une tâche (ou
toutes, si aucune n’est précisée). Vous pouvez affecter un coefficient,
appliquer une valeur ou indiquer directement un nouveau montant. La
modification concernera des lignes de temps déjà saisies (dans ce cas,
cochez la case « effet rétroactif et saisir les dates de début et
de fin) et/ou mettra à jour le paramétrage de l’employé.
Le bouton « Mettre à jour » sera activé dès lors que l’une des deux options sera cochée. |
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Comment revenir sur un paramétrage erroné au niveau du Prix de Facturation et du Coût de Revient d'un Employé ? | | | Ouvrez
la fiche de l'Employé puis cliquez sur le bouton " Mise à jour " : vous
pouvez ainsi à tout moment affecter de manière rétroactive (sur une
période à déterminer) un prix de facturation et/ou un coût de revient
que vous choisissez.
L'ensemble des fiches horaires de cet employé saisies entre les deux
dates seront modifiées par le nouveau prix et le nouveau coût, et les
analyses prendront en compte ces nouveaux paramètres. |
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Comment déterminer pour un Employé un Prix de Facturation spécifique pour certaines tâches ? | | | Sur
la fiche de l'Employé, cochez l'option "Définir un Prix de Facturation
par Tâche". En cochant cette option vous allez définir un Prix de
Facturation pour une ou plusieurs Tâches affectables. Les Tâches pour
lesquelles vous n'indiquez pas de Prix de Facturation spécifique seront
valorisées lors de la saisie des temps avec le Prix de Facturation par
défaut de l'Employé. |
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Quelles est la différence entre une tâche affectable et non affectable ? | | | Une
tâche affectable est facturée au client.
Une tâche non affectable correspond à toutes les activités
"improductives" que peut avoir un employé : congés payés, maladie,
formation, secrétariat... Dans le cas ou la tâche n'est pas affectable,
décochez l'option affectable dans le paramétrage des tâches. Le prix de
facturation de cette tâche sera alors automatiquement proposé à 0,00 €
dans la saisie des Temps Passés ; vous gardez toutefois la possibilité
de lui affecter ponctuellement la valeur de votre choix.
Il est important de garder à l'esprit que le coût de revient de cette
tâche sera enregistré à sa valeur par défaut. Ceci permet donc de
suivre précisément les coûts générés par les salariés de la société. |
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Pourquoi créer des familles de tâches? | | | Les
tâches peuvent être regroupées par famille pour affiner l'analyse. Vous
pouvez par exemple créer deux familles : bureau et terrain. Les
éditions "Bilan dossier (résumé)", "Tâches et dépenses de la société",
"Tâches et dépenses par employé" fourniront ainsi des résultats par
tâche ainsi qu'une globalisation par famille de tâches. |
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Sur le bilan d'un dossier, que signifie l'indicateur "Bénéfice Estimé" ? | | | Le
" Bénéfice Estimé " permet d'estimer la marge nette du dossier après
affectation d'une quote-part des heures non affectables de la société
sur chaque Dossier. On va ainsi majorer les coûts horaires du Dossier
pour y imputer les temps non affectables de la société. |
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Quelle est la différence entre clôture technique et clôture financière d'un dossier ? | | | - La
clôture financière a pour effet de solder la facturation du Dossier.
Ainsi, si l'encours de facturation sur le Dossier est positif, cette
manipulation aboutira à un encours de facturation égal à 0. Le Dossier
sera alors clos financièrement et il disparaîtra de la liste des
Dossiers à facturer et de l'encours de production.
- La
clôture technique doit-être faite si la réalisation technique du
Dossier est achevée : le dossier ne sera alors plus disponible pour la
saisie des temps passés.
Lorsque des temps doivent tout de même être saisis, un message lors de
la saisie de la ligne de temps vous proposera de le déclôturer
directement.
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Lors de la prise en main du logiciel, comment indiquer l'encours des dossiers courants ? | | | Saisissez une ligne de Dépense sur le dossier du montant de l'encours. |
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Comment utiliser les fiches horaires ? | | | Le formulaire Fiches Horaires permet de saisir les Temps Passés et les Dépenses de chaque employé.
Une fiche correspondant aux temps-passés et dépenses d'un employé pour une semaine. |
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Puis-je saisir ou modifier des temps-passés ou dépenses directement sur le dossier ? | | | Oui. Pour cela, ouvrez le dossier, sur l'onglet Temps/Dépenses cliquez sur le bouton Modifier. |
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Comment organiser ma saisie de temps-passés/Dépenses ? | | Le
formulaire Fiches Horaires est le formulaire de base. Vous pouvez
basculer directement du formulaire Fiches Horaires au formulaire
Dossiers pour créer un nouveau dossier : lorsque la chaîne de
caractères saisie dans le champ Dossier n'est pas un élément de la
liste, le logiciel vous invite à créer un nouveau dossier. De la même
façon, la saisie d'un nouveau client pour ce nouveau dossier peut se
faire en saisissant dans le champ Client du formulaire Dossiers le nom
d'un client inconnu : le formulaire Clients va automatiquement se
lancer. La fermeture des formulaires Clients et Dossiers vous ramène
automatiquement au formulaire Fiches Horaires. Vous pouvez alors saisir
les lignes de temps concernant ce nouveau dossier.
Vous pouvez également créer une fiche horaire à partir d'une fiche planning dès lors qu'elle est validée. |
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Comment paramétrer mes tâches pour les appeler directement par leur code lors de la saisie des temps-passés ? | | | Si
vous souhaitez appeler les tâches par leur numéro ou leur code
alphanumérique dans la saisie des Temps Passés (raccourci clavier),
saisissez leur intitulé en commençant par leur numéro ou leur code
alphanumérique (ex : " 12-DAO " ou DAO-Dessin Ordinateur). |
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Que signifie l'option "Limiter l'analyse à la période spécifiée" de l'état Liste des Dossiers ? | | | Si
vous cochez cette option, les analyses effectuées se limitent à la
période d'analyse indiquée par les dates de début et date de fin pour
les éléments de Temps, Dépenses et Factures de chacun des dossiers.
Dans le cas contraire, les analyses effectuées portent sur
l'intégralité des éléments de Temps, Dépenses et Factures de chacun des
dossiers. |
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Comment insérer un saut de ligne dans ma chaîne de caractères ? | | | Vous pouvez créer un retour à la ligne en appuyant simultanément sur les touches CTRL et ENTER. |
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Que dois-je faire lorsque mon Devis est accepté ? | | | Lorsque
le Devis est accepté par le Client, vous devez cocher la case " Accepté
" et lui affecter le Dossier correspondant (s'il vient d'être ouvert).
Le champ " Montant Devis " du Dossier sera alors recalculé à partir de
la somme de tous les montants HT des Devis acceptés du Dossier.
Vous pouvez réaliser cette opération directement depuis le formulaire
Dossiers en cliquant sur le bouton " Rattacher Devis " de l'onglet "
Devis ". Le Devis deviendra automatiquement accepté suite à cette
procédure. |
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Comment saisir une remise ? | | | La
remise peut être globale (saisie directement en Euros ou en % du
montant HT) ou définie pour un article particulier par le champ
"Coefficient". |
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A quoi correspond le champ "Ordre" ? | | | Le champ "Ordre" correspond à l'ordre d'apparition de l'article lors de l'impression.
Vous n'êtes pas obligé de saisir sa valeur à chaque fois car il s'incrémente automatiquement.
Les articles sont triés par ordre croissant par rapport au champ "Ordre". |
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Quelles sont les méthodes disponibles pour saisir un Devis ou une Facture ? | | | Il existe deux méthodes : | - Duplication de modèles de Devis ou de Facture.
- Saisie
des articles dans l'onglet "Articles du Devis ou de la Facture" :
- Saisie Libre
- Saisie assistée à partir de la table d'articles : vous
pouvez utiliser un article référencé dans la table des articles en utilisant les listes déroulantes sur les champs " Ref "
ou " Article " ou appeler un formulaire de sélection en double-cliquant
dans le champ " Ref " ou " Article ".
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Comment saisir un règlement d'acompte ? | | | Lors
de la saisie du règlement, cochez la case " Acompte ". Le champ "
acompte TTC " de l'onglet Articles sera automatiquement mis à jour. |
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Comment saisir un Avoir ? | | | Pour établir une Facture d'Avoir, saisissez des Articles de montants négatifs. Dans la facture, saisissez un libellé "Avoir". |
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